Como escolher o melhor Software de Gestão de Manutenção?

Uma gestão de manutenção eficaz deve ser capaz de otimizar tempo e recursos financeiros da empresa, além de prever manutenções preventivas. Para isso, deve contar com um plano de manutenção estratégico, com metas, soluções baseadas em dados e um software de gestão da manutenção.

Essa gestão estratégica pode ser um desafio, visto a complexidade de mensurar dados quando falamos em atividades de manutenção, mas é possível com o auxílio de tecnologia. 

Softwares de gestão de manutenção são um exemplo de tecnologia que podem auxiliar nesse desafio. Por isso, para saber  o que é um software de gestão de manutenção, quais as vantagens de digitalizar processos e como escolher um software adequado, continue a leitura.

O que é um software de gestão de manutenção?

A gestão de manutenção computadorizada é uma ferramenta de gestão também conhecida pela sigla CMMS (Computerized Maintenance Management System). Ela integra os dados relacionados às atividades de manutenção em uma base e os transforma em informações úteis para a gestão estratégica.

Em outras palavras, sem precisar de pilhas de papéis, você consegue centralizar todas as informações em uma única plataforma. A partir disso, pode acompanhar o desempenho do plano de manutenção. 

Entre as demandas executadas pelo software podemos destacar as seguintes:

• Produzir e coletar dados, em tempo real, para tomadas de decisões mais assertivas;
• Otimização da rotina de trabalho, gerenciando as equipes;
• Fazer a gestão de ativos, com base em uma visão ampla;
• Emitir relatórios para controlar desempenho financeiro e criar estratégias para reduzir os custos.

O sistema de gerenciamento também contribui para a criação de rotinas de manutenção preventiva, preditiva e corretiva. Portanto, quando for escolher o melhor CMMS, considera alguns fatores como: 

• Tempo gasto com atividades que pode ser reduzido;
• Gestão eficiente da agenda de técnicos, peças, suprimentos, ferramentas e fornecedores;
• Otimização de todas as ações de manutenção.

Quando se é responsável pela pesquisa de mercado e aquisição de sistemas que vão impactar na produção da empresa também existem algumas ressalvas. Muitos acreditam que adaptação das pessoas pode ser difícil e outros não confiam na segurança dos dados.

Contudo, existem muitas startups que oferecem soluções completas, que possuem interfaces limpas e são muito práticas de gerenciar. Como a Squair que utiliza IoT em sistemas de monitoramento e controle de ambientes e ativos. 

Quais vantagens de digitalizar processos na gestão de manutenção?

Uma das principais vantagens de digitalizar os processos na gestão de manutenção é não precisar analisar pilhas de papéis. Com tudo centralizado em um único lugar, o digital, os profissionais poderão aplicar mais esforços em outras atividades.

Antes de seguirmos para a apresentação das vantagens é preciso deixar claro que existe diferença entre documento digital e digitalizado.

• Digital: o arquivo já é criado no meio eletrônico e sua veracidade é garantida pelo certificado digital;
• Digitalizado: é a conversão de arquivos em papel para o meio digital, ou seja, o documento original é impresso e só depois se torna eletrônico.

Mas como garantir que essas versões digitalizadas tenham a mesma validade que o documento físico? 

Para isso, em março de 2020 surgiu o Decreto n.º 10.278, com o propósito de tornar válido o arquivo digital. Esse recurso legislativo determina uma série de diretrizes que devem ser seguidas para a transformação do documento.

Quando falamos na automação de processos de manutenção, o tempo gasto impacta na produtividade e na eficiência das tarefas. Dessa forma, ao digitalizar os processos de manutenção a empresa alcançará benefícios, como:

• Redução de custos;
• Melhoria das métricas e indicadores;
• Testes de ações estratégicas;
• Mensuração de resultados;
• Comunicação mais ágil.

Reduzir custos

Reduzir custos é, sem dúvidas, um grande benefício proporcionado pela digitalização dos processos. Imagine a quantidade de papel que é preciso imprimir para fazer relatórios de desempenho das máquinas.

Ou sempre que houver algum pedido de manutenção ser necessário preencher formulários físicos para ordem de serviço. Todo o tempo gasto com questões de formalização podem prejudicar a linha de produção de uma empresa ou indústria.

Desse modo, os gastos financeiros aumentam, ao contrário do que acontece quando se usa um software de gestão de manutenção. Ademais, ao digitalizar todos os processos, seus gestores não precisarão investir em espaço físico para arquivar e empilhar papéis.

Melhores métricas e indicadores

Ao contar com um software de gestão eficiente, todos terão uma visão ampla das métricas e indicadores. Logo, será possível identificar os investimentos mais rentáveis para a empresa. Por exemplo, ao comprar um equipamento de última geração serão analisados fatores como:

• O aumento da produtividade com a implementação de um novo recurso;
• Como está o ROI (Retorno sobre Investimento);
• A eficiência energética está sendo atingida ou existe algum desperdício.

Testar ações estratégicas

Com tantas informações sendo coletadas por meio do sistema de gerenciamento de manutenção, os gestores poderão tomar decisões estratégicas. Além disso, os relatórios emitidos também permitirão que sejam traçados novos planejamentos que podem ser acompanhados em tempo real.

Medir resultados

Quando um bom software de gestão é utilizado, os gestores conseguem acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores e analisar o desempenho dos equipamentos e planos de manutenção.

O mesmo vale para os técnicos que cuidam dos reparos e da vistoria do maquinário, eles conseguem acesso em tempo real as informações que precisam. Assim, ao digitalizar os processos relacionados com as atividades de manutenção também será possível:

• Saber se os equipamentos estão produzindo com eficiência;
• Analisar as métricas e indicadores estipulados para melhorar o desempenho das equipes;
• Saber se as ordens de serviço estão sendo resolvidas com agilidade.

Agilidade na comunicação

Uma comunicação limpa e ágil consegue promover muitas melhorias em qualquer empresa ou indústria. E quando estamos associando com a manutenção de equipamentos, os impactos são ainda maiores. 

Isso porque o técnico responsável pelo serviço pode executá-lo com mais agilidade se tiver acesso às informações em tempo real. Tudo que ele precisa fazer é acessar o sistema de gestão e encontrar os dados relacionados ao maquinário que precisa de atenção.

Portanto, ao analisar os melhores softwares de manutenção considere questões de comunicação eficiente para quem vai utilizá-lo. Pois quando o profissional consegue informações precisas e rápidas conseguem também traçar um plano de manutenção preventiva.

Como escolher um software adequado?

A escolha do melhor software de manutenção não é uma tarefa fácil para o profissional designado para executá-la. Contudo, se alguns passos forem seguidos, é possível encontrar aquele que mais se adeque às necessidades da empresa ou indústria. Vejamos algumas dicas:

• Faça um levantamento do que é esperado em relação ao gerenciamento de manutenção;
• Considere sistemas que ofereçam escalabilidade, integração com outras ferramentas, atualização em tempo real e disponibilidade em nuvem;
• Leve em conta a facilidade de usar o software para garantir que todos os colaboradores com acesso não terão dificuldades;
• Entenda quais mudanças estruturais serão necessárias durante a implementação. Por exemplo, sistemas de monitoramento e controle costumam utilizar sensores nos equipamentos. Algumas empresas solicitam modificações e outras desenvolveram tecnologia suficiente para não precisar mexer na estrutura;
• Analise a relação custo benefício, nem sempre aquele que for mais barato pode ser considerado um bom investimento a longo prazo.

Diante dessas informações, queremos reforçar a seriedade com a qual a Squair trabalha para oferecer soluções inteligentes. Com o foco em monitoramento e controle do consumo da empresa, os serviços atendem todos os segmentos.

Os dispositivos da Squair possuem uma instalação fácil e sem reformas ou mudanças estruturais. A plataforma ajuda a resolver um problema pertinente para os gestores, a descentralização das informações.

Com velocidade e precisão, a Squair disponibiliza os seguintes serviços:

• Monitoramento do consumo de energia, conforto térmico, salas técnicas e ambientes refrigerados;
• Controle do ar condicionado central HVAC.

Entre em contato e garanta que sua empresa contará com um sistema inteligente e que confere responsabilidade ambiental também. Acesso o site e descubra como podemos te ajudar com nossas soluções IoT!