As dicas Mais Valiosas para Novos Profissionais de FM

O Facilities Management (FM) se destaca como um campo dinâmico e em constante evolução, exigindo uma combinação única de habilidades técnicas, interpessoais e de gestão. Para aqueles que ingressam nessa área promissora, a quantidade de informações e responsabilidades pode parecer avassaladora. Mas não tema! Equipado com as ferramentas e conhecimentos certos, você está apto a prosperar nesse universo gratificante.

Desvendando os Segredos do Sucesso no FM:

Para te auxiliar nessa jornada, buscamos insights valiosos de especialistas experientes no setor de FM, questionando-os sobre suas principais dicas para iniciantes na área. As respostas coletadas foram cuidadosamente analisadas e as mais relevantes foram selecionadas para você. Reunimos aqui as dicas valiosas de profissionais como               Célio Wenerque, Gerente de Operações RJ/POA/BH na WeWork; Elen Cruz, Senior Manager na Foundever; e Sara Queiroz, Analista Adm de Facilities Manager na Sinqia.

O Que Você Gostaria de Ter Sabido Quando Começou na área de FM?

Ao adentrar o universo no mundo do Facilities Management (FM), vindo da área de manutenção predial/industrial, deparei-me com um cenário intrigante. Na época, início dos anos 2000, o FM era um campo em formação, reunindo profissionais da manutenção e da administração. A definição do escopo de serviços ainda era nebulosa, tanto para quem oferecia quanto para quem buscava soluções de FM. A área era vista, majoritariamente, como uma oportunidade de reduzir custos, e as empresas que se aventuravam nesse novo território provinham, em sua maioria, do segmento de manutenção. Na prática, éramos técnicos que se aventuravam no campo da gestão.

Com o passar do tempo, pude reconhecer algumas áreas de conhecimento que teriam me auxiliado significativamente nesse início de jornada:

Conhecimento aprofundado em finanças e aspectos legais: A área de FM exige uma sólida compreensão de finanças para gerenciar orçamentos com eficiência, analisar investimentos de forma estratégica e tomar decisões assertivas. Dominar conceitos como contabilidade, análise de custos, planejamento financeiro e retorno sobre investimento é crucial para o sucesso em qualquer projeto de FM.

Célio Wenerque, Gerente de Operações RJ/POA/BH na WeWork

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Ao ingressar na área de Facilities Management (FM), é crucial entender que o destaque profissional não se limita à quantidade de diplomas na parede, mas sim à capacidade de enfrentar desafios e entregar resultados. Ser curioso e adaptável é essencial, já que você frequentemente se deparará com situações inesperadas. A astúcia, o trabalho prático e a habilidade de resolver problemas são tão importantes quanto o conhecimento técnico.

O FM precisa ser um profissional curioso e inquieto por natureza, pois muitas vezes encontrará situações que nunca imaginou tratar e vai precisar buscar as mais diversas alternativas, logo, nem sempre apenas a recomendação de um equipamento ou os serviços de uma empresa de engenharia te ajudará, ai entra a jogo de cintura, a astúcia, o perfil hands-on, o trabalho investigativo e observador, enfim, aquela soma de soft skill que você só percebe com o tempo, acredite em você o seu grande diferencial é esse pacote de ações.

Elen Cruz, Senior Manager na Foundever

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No início da minha carreira em Facilities Management, gostaria de ter sabido mais da importância de duas habilidades cruciais:

• Comunicação eficaz: Base fundamental para a colaboração com equipe, clientes e stakeholders.
• Gerenciamento de projetos: Habilidade essencial para organizar e executar projetos de forma eficiente, dentro do prazo e do orçamento.

Se eu tivesse compreendido plenamente a importância dessas habilidades desde o início, teria sido capaz de enfrentar os desafios iniciais com mais confiança e eficácia, contribuindo para um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo para todos os envolvidos.

Sara Queiroz, Analista Adm de Facilities Manager na Sinqia

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Como lidar com a experiência dos ocupantes e stakeholder das instalações?

A Gestão de Facilidades (Facility Management - FM) não se limita apenas ao cuidado das instalações por si só, seguindo boas técnicas e princípios econômicos. Hoje, as instalações são vistas como um meio para encantar clientes e prover experiências que vão além do funcional. É essencial criar ambientes que não apenas atendam às necessidades operacionais, mas que também promovam o bem-estar e a satisfação, transformando espaços comuns em locais onde as pessoas se sintam acolhidas e valorizadas.

Ao criar ambientes centrados no ocupante, que combinam funcionalidade, estética, tecnologia e sustentabilidade, as empresas podem transformar suas instalações em espaços de experiência memoráveis. Essa abordagem estratégica contribui para o aumento da satisfação e do bem-estar dos ocupantes, a fidelização de clientes, a otimização da produtividade e o fortalecimento da imagem da empresa.

Célio Wenerque, Gerente de Operações RJ/POA/BH na WeWork

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A Comunicação no Facilities Management é fundamentalmente sobre gerenciamento de pessoas e espaços. Compreender que a comunicação vai muito além do verbal é essencial. Ouvir ativamente, transmitir instruções claramente e ser capaz de apresentar ideias de forma concisa pode fazer toda a diferença. O ditado óbvio precisa ser dito no meu dia-a-dia foi atualizada: o óbvio só é óbvio quando é dito. E comunicação vai além do que é dito, é mais sobre o que é recebido pelo outro do que o que foi dito, portanto, valide se a informação foi recebida com sucesso.

• Priorize a experiência do usuário: Coloque-se no lugar dos ocupantes e stakeholders para entender suas necessidades e expectativas.
• Atenda às necessidades dos stakeholders: Considere as prioridades de diferentes grupos, como gerentes, inquilinos e visitantes.
• Colete feedback regularmente: Busque feedback através de pesquisas, entrevistas e grupos focais para identificar áreas de melhoria.

Elen Cruz, Senior Manager na Foundever

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Para garantir uma experiência positiva para os ocupantes e stakeholders das instalações, é crucial adotar uma abordagem proativa e centrada nos usuários, visando equilibrar a experiência com a eficiência.

Comunicação transparente é essencial para manter os ocupantes informados sobre qualquer mudança planejada ou imprevista nas instalações, construindo confiança e minimizando surpresas desagradáveis.

Estabelecer canais de comunicação para que os ocupantes possam fornecer feedback sobre sua experiência é fundamental. Utilizar essas informações para identificar áreas a serem aperfeiçoadas e implementar melhorias contínuas.

Certificar-se de que as instalações ofereçam um ambiente confortável e seguro também é essencial. Isso inclui manter a temperatura adequada, garantir boa qualidade do ar e iluminação, além de personalizar conforme as necessidades e preferências individuais dos ocupantes ao projetar e operar as instalações.

Buscar maneiras de otimizar a eficiência operacional das instalações sem comprometer a experiência do usuário é outro aspecto importante. Isso pode envolver a implementação de práticas sustentáveis, automação de processos e uso de tecnologia para monitorar e gerenciar recursos.

Além disso, é primordial garantir uma resposta rápida à resolução de problemas. Estar sempre preparado para lidar rapidamente com quaisquer problemas ou preocupações dos ocupantes, mantendo uma equipe de resposta rápida e um processo claro para relatar e resolver problemas.

E, é claro, não podemos esquecer de garantir que a máquina de café esteja sempre funcionando!

Sara Queiroz, Analista Adm de Facilities Manager na Sinqia

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Como a tecnologia e a inovação podem auxiliar no FM?

Ao longo dos anos, acompanhei de perto a evolução tecnológica e observei como ela moldou o Facilities Management. A automação, a Internet das Coisas (IoT) e a Inteligência Artificial (IA) estão revolucionando a área, trazendo agilidade e otimização em diversos aspectos, desde a gestão técnica e financeira até a tomada de decisões estratégicas.

Exemplos de Aplicação no WeWork:

No WeWork, usamos essas tecnologias para monitorar e controlar à distância o sistema de ar condicionado, garantindo o conforto dos ocupantes e mantendo a temperatura ideal nas áreas de CPD, além de detectar vazamentos de água. Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também promove o uso mais sustentável de energia e água.

Para me manter atualizado com as últimas tendências e inovações no FM, participo ativamente de eventos da área, leio revistas especializadas e busco me conectar com especialistas e profissionais experientes. Além disso, mantenho parcerias estratégicas com empresas de tecnologia que me fornecem suporte técnico e me permitem implementar as soluções mais avançadas no mercado.

Célio Wenerque, Gerente de Operações RJ/POA/BH na WeWork

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A tecnologia e a inovação desempenham um papel fundamental no Facilities Management (FM), impulsionando melhorias desde a gestão de ativos até a automação de edifícios. Manter-se atualizado sobre novas tecnologias, como a Internet das Coisas (IoT), pode conferir uma vantagem competitiva significativa.

É essencial estar aberto a mudanças tecnológicas e investir tempo em aprender sobre as últimas tendências. Ferramentas como Building Management Systems (BMS) e Inteligência Artificial (AI) estão revolucionando a forma como os dados são capturados e processados no FM. É importante reconhecer que a tecnologia não é apenas uma preocupação do departamento de TI, mas sim uma realidade essencial para todos os profissionais de FM.

Participar de cursos, treinamentos e workshops é crucial para se manter atualizado com as melhores práticas e regulamentações em constante evolução no campo do FM. O aprendizado contínuo, seja por meio de certificações, cursos de curta duração ou autoestudo, é essencial para o crescimento profissional. O compromisso com um estilo de aprendizado ao longo da vida nunca foi tão importante e acessível como é hoje.

Elen Cruz, Senior Manager na Foundever

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A tecnologia e a inovação desempenham um papel indispensável  na melhoria da gestão de facilities. Sistemas avançados de gestão de edifícios permitem o monitoramento e controle centralizados de sistemas de iluminação, segurança e outras operações prediais. Isso não só melhora a eficiência energética, mas também simplifica a manutenção preventiva, garantindo um ambiente operacional mais eficiente e seguro.

Além disso, os sensores IoT (Internet das Coisas) podem ser instalados em equipamentos e instalações para coletar dados em tempo real sobre o desempenho e a utilização. Esses dados são essenciais para uma manutenção mais preditiva e eficaz, identificando problemas antes que eles se tornem críticos e otimizando o uso de recursos.

Plataformas de Gerenciamento de Espaço também é uma ferramenta inovadora que permite o gerenciamento eficiente do espaço físico. Elas facilitam a reserva de salas de reunião, alocação de estações de trabalho e acompanhamento da utilização do espaço. Isso não só otimiza a utilização dos recursos físicos, mas também oferece maior controle sobre a ocupação. 

Além disso, a tecnologia e a inovação são aliadas fundamentais na geração de KPIs na área de Facilities Management, permitindo uma coleta mais eficiente e precisa de dados operacionais, facilitando a análise e apresentação desses dados para apoiar a tomada de decisões estratégicas e a melhoria contínua das operações.

Sara Queiroz, Analista Adm de Facilities Manager na Sinqia

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A importância do ESG no FM?

ESG veio para ficar. Tornou-se essencial no gerenciamento de facilities. Sua permanência é inegável, impulsionada pelo mercado que favorece investimentos em empresas certificadas com boas práticas de governança corporativa e sustentabilidade, indo além do ambientalismo para abraçar a responsabilidade social e promover economias substanciais. A gestão eficiente de recursos como energia e água alcançou um novo nível sob a égide do ESG. A empresa moderna reconhece sua responsabilidade para com a sociedade, impulsionando a necessidade de políticas de gestão inclusivas e aprimoradas. Além disso, há uma forte expectativa por parte de investidores, stakeholders e reguladores, solidificando o ESG como uma rota inescapável.

Célio Wenerque, Gerente de Operações RJ/POA/BH na WeWork

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A convergência de Facilities Management (FM) e práticas ESG (Environmental, Social and Governance) está redefinindo o papel dos espaços corporativos para além de sua funcionalidade, abraçando responsabilidade e sustentabilidade. Vamos desdobrar por que a integração do ESG no FM é vital para as empresas contemporâneas.

Environmental (Ambiental): No âmbito ambiental, o FM se torna um agente de mudança ao adotar estratégias de eficiência energética, otimização do uso da água e gestão de resíduos. Ao fazer isso, não só se reduz o impacto ecológico, mas também se traduz em economias operacionais significativas, reforçando a viabilidade de práticas sustentáveis.

Social (Social): A dimensão social no FM enfatiza a criação de um ambiente que respeita e valoriza seus usuários e a comunidade mais ampla. Isso envolve desde garantir a acessibilidade e segurança até o suporte a iniciativas locais, reconhecendo o papel que o espaço corporativo desempenha no tecido social.

Governance (Governança): Transparência, conformidade regulatória e uma conduta ética no FM asseguram a confiança dos stakeholders. Isso é fundamental em um clima de negócios onde a governança sólida é tão importante quanto o desempenho financeiro.

Por fim, a adesão ao ESG no FM não é apenas uma questão de reputação, mas uma prática estratégica que pode levar a inovações operacionais, novas oportunidades de mercado e uma forte posição competitiva. As instalações geridas com um olhar para o ESG refletem o compromisso da empresa com o futuro sustentável e responsável, atraindo talentos, investidores e clientes. Nesse aspecto o Facilities mostra que não é apenas operacional, mas sim estratégico estando alinhado com os objetivos mais amplos da empresa.

Elen Cruz, Senior Manager na Foundever

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O ESG(Ambiental, Social e Governança) é fundamental para o futuro do Facilities Management, pois promove a sustentabilidade, a resiliência e a responsabilidade dentro das instalações, garantindo que elas estejam alinhadas com as necessidades e expectativas atuais e futuras da sociedade.

O Ambiental, inclui medidas para reduzir o impacto ambiental das operações de Facilities, como eficiência energética, gestão de resíduos, conservação de recursos naturais e adoção de práticas sustentáveis. Além disso, Facilities envolve a promoção do bem-estar e da segurança dos ocupantes das instalações, bem como o engajamento com a comunidade local. Isso pode incluir políticas de diversidade e inclusão, saúde e segurança ocupacional, e programas de responsabilidade social corporativa. 

Em governança, temos a implementação de políticas e práticas de governança transparentes, éticas e responsáveis dentro das operações de Facilities. Isso pode envolver a conformidade com regulamentos e normas, transparência na tomada de decisões e práticas de gestão de riscos. 

As práticas de ESG são importantes para o futuro do Facilities management por várias razões, pois  e auxiliam na redução do impacto ambiental das operações de Facilities, promovendo a sustentabilidade a longo prazo e contribuindo para a mitigação das mudanças climáticas, também a resiliência e continuidade do negócio, afinal, uma abordagem de ESG pode ajudar a identificar e reduzir riscos operacionais, aumentando a resiliência das instalações e garantindo a continuidade do negócio, mesmo diante de desafios como desastres naturais ou pandemias. 

No contexto da atratividade do espaço, práticas de ESG tornam as instalações mais atraentes aos ocupantes, investidores e clientes, diferenciando o espaço no mercado competitivo e aumentando seu valor percebido.

Por fim, empresas que adotam uma abordagem de ESG são vistas como responsáveis e éticas, o que pode melhorar sua reputação e credibilidade junto aos stakeholders e à comunidade em geral.

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Conclusão:

O Facilities Management é mais do que apenas gerenciar edifícios; é criar ambientes que inspirem, possibilitem e ajudem as pessoas a prosperar. Ao adotar as dicas valiosas compartilhadas por especialistas experientes, você estará apto para se tornar um agente de mudança, moldando o futuro do trabalho e impulsionando o crescimento sustentável das empresas.

Descubra mais sobre os profissionais de FM destacados no artigo!

• LinkedIn: Célio Werneck 
• Empresa: https://www.wework.com.br/ 
  

• LinkedIn: Elen Cruz
• Empresa: https://foundever.com/pt-br/

• LinkedIn: Sara Queiroz
• Empresa: https://sinqia.com.br/

Lembre-se:

• O aprendizado contínuo é essencial para o sucesso no FM.
• A experiência do usuário é fundamental para a satisfação dos ocupantes e o sucesso da empresa.
• A tecnologia e a inovação são ferramentas poderosas para otimizar processos e tomar decisões estratégicas.
• As práticas ESG são essenciais para o futuro sustentável do Facilities Management.

Com dedicação, conhecimento e paixão, você pode trilhar um caminho de sucesso e realização no fascinante mundo do Facilities Management.