El Facilities Management (FM) se destaca como un campo dinámico y en constante evolución, exigiendo una combinación única de habilidades técnicas, interpersonales y de gestión. Para aquellos que ingresan en esta área prometedora, la cantidad de información y responsabilidades puede parecer abrumadora. ¡Pero no temas! Equipado con las herramientas y conocimientos adecuados, estás listo para prosperar en este universo gratificante.
Para ayudarte en este viaje, buscamos información valiosa de expertos experimentados en el sector de FM, preguntándoles sobre sus principales consejos para los principiantes en el área. Las respuestas recopiladas fueron cuidadosamente analizadas y las más relevantes fueron seleccionadas para ti. Hemos reunido aquí los valiosos consejos de profesionales como Célio Wenerque, Gerente de Operaciones RJ/POA/BH en WeWork; Elen Cruz, Gerente Senior en Foundever; y Sara Queiroz, Analista Administrativa de Facilities Manager en Sinqia.
Al adentrarme en el universo del Facilities Management (FM), proveniente del área de mantenimiento de edificios/industrial, me encontré con un escenario intrigante. En ese momento, a principios de los años 2000, el FM era un campo en formación, reuniendo profesionales de mantenimiento y administración. La definición del alcance de los servicios aún era nebulosa, tanto para quienes ofrecían como para quienes buscaban soluciones de FM. El área era vista, mayoritariamente, como una oportunidad de reducir costos, y las empresas que se aventuraban en este nuevo territorio provenían, en su mayoría, del segmento de mantenimiento. En la práctica, éramos técnicos que se aventuraban en el campo de la gestión.
Con el tiempo, pude reconocer algunas áreas de conocimiento que me habrían ayudado significativamente en el comienzo de mi carrera:
El área de FM exige una sólida comprensión de las finanzas para gestionar presupuestos con eficiencia, analizar inversiones de forma estratégica y tomar decisiones asertivas. Dominar conceptos como contabilidad, análisis de costos, planificación financiera y retorno sobre inversión es crucial para el éxito en cualquier proyecto de FM.
Célio Wenerque, Gerente de Operaciones RJ/POA/BH en la WeWork
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Al ingresar al área de Facilities Management (FM), es crucial entender que el destaque profesional no se limita a la cantidad de diplomas en la pared, sino a la capacidad de enfrentar desafíos y entregar resultados. Ser curioso y adaptable es esencial, ya que frecuentemente te encontrarás con situaciones inesperadas. La astucia, el trabajo práctico y la habilidad de resolver problemas son tan importantes como el conocimiento técnico.
El FM necesita ser un profesional curioso e inquieto por naturaleza, pues muchas veces encontrará situaciones que nunca imaginó tratar y va a necesitar buscar las más diversas alternativas. No siempre la recomendación de un equipo o los servicios de una empresa de ingeniería te ayudarán. Aquí entra el juego de cintura, la astucia, el perfil hands-on, el trabajo investigativo y observador. En fin, esa suma de soft skills que solo percibes con el tiempo. Cree en ti mismo, tu gran diferencial es ese paquete de acciones.
Elen Cruz, Gerente Senior en Foundever
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Al inicio de mi carrera en Facilities Management, me hubiera gustado saber más sobre la importancia de dos habilidades cruciales:
Si hubiera comprendido plenamente la importancia de estas habilidades desde el inicio, habría podido enfrentar los desafíos iniciales con más confianza y eficacia, contribuyendo a un ambiente de trabajo más armonioso y productivo para todos los involucrados.
Sara Queiroz, Analista Administrativa de Facilities Manager en Sinqia
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La Gestión de Facilidades (Facility Management - FM) no se limita solo al cuidado de las instalaciones siguiendo buenas técnicas y principios económicos. Hoy, las instalaciones son vistas como un medio para encantar a los clientes y proveer experiencias que van más allá de lo funcional. Es esencial crear ambientes que no solo atiendan las necesidades operacionales, sino que también promuevan el bienestar y la satisfacción, transformando espacios comunes en lugares donde las personas se sientan acogidas y valoradas.
Al crear ambientes centrados en el ocupante, que combinan funcionalidad, estética, tecnología y sostenibilidad, las empresas pueden transformar sus instalaciones en espacios de experiencias memorables. Esta estrategia contribuye al aumento de la satisfacción y el bienestar de los ocupantes, la fidelización de clientes, la optimización de la productividad y el fortalecimiento de la imagen de la empresa.
Célio Wenerque, Gerente de Operaciones RJ/POA/BH en la WeWork
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La Comunicación en el Facilities Management es fundamentalmente sobre la gestión de personas y espacios. Comprender que la comunicación va más allá de lo verbal es esencial. Escuchar activamente, transmitir instrucciones claramente y ser capaz de presentar ideas de forma concisa puede hacer toda la diferencia. El dicho "lo obvio necesita ser dicho en mi día a día" fue actualizado: lo obvio solo es obvio cuando es dicho. Y la comunicación va más allá de lo que se dice, es más sobre lo que es recibido por el otro que lo que fue dicho, por lo tanto, valida si la información fue recibida con éxito.
Elen Cruz, Gerente Senior en Foundever
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Para garantizar una experiencia positiva para los ocupantes y stakeholders de las instalaciones, es crucial adoptar un enfoque proactivo y centrado en los usuarios, buscando equilibrar la experiencia con la eficiencia.
Sara Queiroz, Analista Administrativa de Facilities Manager en Sinqia
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A lo largo de los años, he acompañado de cerca la evolución tecnológica y observado cómo ha moldeado la Gestión de Instalaciones (Facilities Management). La automatización, el Internet de las Cosas (IoT) y la Inteligencia Artificial (IA) están revolucionando el área, trayendo agilidad y optimización en diversos aspectos, desde la gestión técnica y financiera hasta la toma de decisiones estratégicas.
Ejemplos de Aplicación en WeWork:
En WeWork, utilizamos estas tecnologías para monitorear y controlar a distancia el sistema de aire acondicionado, garantizando el confort de los ocupantes y manteniendo la temperatura ideal en las áreas de CPD, además de detectar fugas de agua. Esto no solo aumenta la eficiencia, sino que también promueve el uso más sostenible de energía y agua.
Para mantenerme actualizado con las últimas tendencias e innovaciones en FM, participo activamente en eventos del área, leo revistas especializadas y busco conectarme con expertos y profesionales experimentados. Además, mantengo asociaciones estratégicas con empresas de tecnología que me proporcionan soporte técnico y me permiten implementar las soluciones más avanzadas del mercado.
Célio Wenerque, Gerente de Operaciones RJ/POA/BH en la WeWork
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La tecnología y la innovación desempeñan un papel fundamental en la Gestión de Instalaciones (Facilities Management - FM), impulsando mejoras desde la gestión de activos hasta la automatización de edificios. Mantenerse actualizado sobre nuevas tecnologías, como el Internet de las Cosas (IoT), puede conferir una ventaja competitiva significativa.
Es esencial estar abierto a los cambios tecnológicos e invertir tiempo en aprender sobre las últimas tendencias. Herramientas como los Sistemas de Gestión de Edificios (BMS) y la Inteligencia Artificial (IA) están revolucionando la forma en que los datos son capturados y procesados en FM. Es importante reconocer que la tecnología no es solo una preocupación del departamento de TI, sino una realidad esencial para todos los profesionales de FM.
Participar en cursos, capacitaciones y talleres es crucial para mantenerse actualizado con las mejores prácticas y regulaciones en constante evolución en el campo de FM. El aprendizaje continuo, ya sea a través de certificaciones, cursos cortos o autoaprendizaje, es esencial para el crecimiento profesional. El compromiso con un estilo de aprendizaje a lo largo de la vida nunca ha sido tan importante y accesible como lo es hoy.
Elen Cruz, Gerente Senior en Foundever
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La tecnología y la innovación desempeñan un papel indispensable en la mejora de la gestión de instalaciones. Los sistemas avanzados de gestión de edificios permiten el monitoreo y control centralizados de sistemas de iluminación, seguridad y otras operaciones del edificio. Esto no solo mejora la eficiencia energética, sino que también simplifica el mantenimiento preventivo, garantizando un entorno operativo más eficiente y seguro.
Además, los sensores IoT (Internet de las Cosas) pueden instalarse en equipos e instalaciones para recopilar datos en tiempo real sobre el rendimiento y la utilización. Estos datos son esenciales para un mantenimiento más predictivo y eficaz, identificando problemas antes de que se vuelvan críticos y optimizando el uso de recursos.
Las plataformas de Gestión de Espacios también son una herramienta innovadora que permite la gestión eficiente del espacio físico. Facilitan la reserva de salas de reuniones, la asignación de estaciones de trabajo y el seguimiento de la utilización del espacio. Esto no solo optimiza la utilización de los recursos físicos, sino que también ofrece un mayor control sobre la ocupación.
Además, la tecnología y la innovación son aliados fundamentales en la generación de KPI en el área de Facilities Management, permitiendo una recolección más eficiente y precisa de datos operativos, facilitando el análisis y presentación de estos datos para apoyar la toma de decisiones estratégicas y la mejora continua de las operaciones.
Sara Queiroz, Analista Administrativa de Facilities Manager en Sinqia
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ESG ha llegado para quedarse. Se ha convertido en esencial en la gestión de instalaciones. Su permanencia es innegable, impulsada por el mercado que favorece inversiones en empresas certificadas con buenas prácticas de gobernanza corporativa y sostenibilidad, yendo más allá del ambientalismo para abrazar la responsabilidad social y promover economías sustanciales. La gestión eficiente de recursos como energía y agua ha alcanzado un nuevo nivel bajo la égida de ESG. La empresa moderna reconoce su responsabilidad con la sociedad, impulsando la necesidad de políticas de gestión inclusivas y mejoradas. Además, hay una fuerte expectativa por parte de inversores, stakeholders y reguladores, solidificando ESG como una ruta ineludible.
Célio Wenerque, Gerente de Operaciones RJ/POA/BH en la WeWork
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La convergencia de la Gestión de Instalaciones (FM) y las prácticas ESG (Environmental, Social and Governance) está redefiniendo el papel de los espacios corporativos más allá de su funcionalidad, abrazando la responsabilidad y la sostenibilidad. Desglosemos por qué la integración de ESG en FM es vital para las empresas contemporáneas.
Environmental (Ambiental): En el ámbito ambiental, FM se convierte en un agente de cambio al adoptar estrategias de eficiencia energética, optimización del uso del agua y gestión de residuos. Al hacer esto, no solo se reduce el impacto ecológico, sino que también se traduce en economías operacionales significativas, reforzando la viabilidad de prácticas sostenibles.
Social (Social): La dimensión social en FM enfatiza la creación de un ambiente que respete y valore a sus usuarios y a la comunidad en general. Esto implica desde garantizar la accesibilidad y seguridad hasta el apoyo a iniciativas locales, reconociendo el papel que el espacio corporativo desempeña en el tejido social.
Governance (Gobernanza): La transparencia, la conformidad regulatoria y una conducta ética en FM aseguran la confianza de los stakeholders. Esto es fundamental en un clima de negocios donde la gobernanza sólida es tan importante como el desempeño financiero.
Finalmente, la adopción de ESG en FM no es solo una cuestión de reputación, sino una práctica estratégica que puede llevar a innovaciones operacionales, nuevas oportunidades de mercado y una fuerte posición competitiva. Las instalaciones gestionadas con una mirada hacia ESG reflejan el compromiso de la empresa con un futuro sostenible y responsable, atrayendo talentos, inversores y clientes. En este aspecto, Facilities demuestra que no es solo operativo, sino también estratégico, alineado con los objetivos más amplios de la empresa.
Elen Cruz, Senior Manager na Foundever
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El ESG (Ambiental, Social y Gobernanza) es fundamental para el futuro de la Gestión de Instalaciones, pues promueve la sostenibilidad, la resiliencia y la responsabilidad dentro de las instalaciones, asegurando que estén alineadas con las necesidades y expectativas actuales y futuras de la sociedad.
En el ámbito ambiental, incluye medidas para reducir el impacto ambiental de las operaciones de Facilities, como eficiencia energética, gestión de residuos, conservación de recursos naturales y adopción de prácticas sostenibles. Además, Facilities implica la promoción del bienestar y la seguridad de los ocupantes de las instalaciones, así como el compromiso con la comunidad local. Esto puede incluir políticas de diversidad e inclusión, salud y seguridad ocupacional, y programas de responsabilidad social corporativa.
En gobernanza, tenemos la implementación de políticas y prácticas de gobernanza transparentes, éticas y responsables dentro de las operaciones de Facilities. Esto puede implicar la conformidad con regulaciones y normas, transparencia en la toma de decisiones y prácticas de gestión de riesgos.
Las prácticas de ESG son importantes para el futuro de la Gestión de Instalaciones por varias razones, pues ayudan a reducir el impacto ambiental de las operaciones de Facilities, promoviendo la sostenibilidad a largo plazo y contribuyendo a la mitigación del cambio climático. Además, fomentan la resiliencia y continuidad del negocio; una estrategia de ESG puede ayudar a identificar y reducir riesgos operacionales, aumentando la resiliencia de las instalaciones y asegurando la continuidad del negocio, incluso frente a desafíos como desastres naturales o pandemias.
En el contexto de la atractividad del espacio, las prácticas de ESG hacen que las instalaciones sean más atractivas para los ocupantes, inversores y clientes, diferenciando el espacio en el mercado competitivo y aumentando su valor percibido.
Finalmente, las empresas que adoptan un enfoque ESG son vistas como responsables y éticas, lo que puede mejorar su reputación y credibilidad ante los stakeholders y la comunidad en general.
Sara Queiroz, Analista Administrativa de Facilities Manager en Sinqia–––––––––––––
O Facilities Management é mais do que apenas gerenciar edifícios; é criar ambientes que inspirem, possibilitem e ajudem as pessoas a prosperar. Ao adotar as dicas valiosas compartilhadas por especialistas experientes, você estará apto para se tornar um agente de mudança, moldando o futuro do trabalho e impulsionando o crescimento sustentável das empresas.
Lembre-se:
Con dedicación, conocimiento y pasión, puedes recorrer un camino de éxito y realización en el fascinante mundo de la Gestión de Instalaciones.
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