Una gestión de mantenimiento eficaz debe ser capaz de optimizar el tiempo y los recursos financieros de la empresa, además de prever mantenimientos preventivos. Para lograr esto, se debe contar con un plan de mantenimiento estratégico, con metas, soluciones basadas en datos y un software de gestión de mantenimiento.
Esta gestión estratégica puede ser un desafío, dado la complejidad de medir datos cuando se trata de actividades de mantenimiento, pero es posible con la ayuda de la tecnología.
Los software de gestión de mantenimiento son un ejemplo de tecnología que pueden ayudar en este desafío. Por lo tanto, para saber qué es un software de gestión de mantenimiento, cuáles son las ventajas de digitalizar procesos y cómo elegir un software adecuado, continúa leyendo.
¿Qué es un software de gestión de mantenimiento?
La gestión de mantenimiento computarizada es una herramienta de gestión también conocida por la sigla CMMS (Computerized Maintenance Management System). Integra los datos relacionados a las actividades de mantenimiento en una base y los convierte en información útil para la gestión estratégica.
En otras palabras, sin necesidad de pilas de papeles, puedes centralizar toda la información en una única plataforma. A partir de ahí, puedes hacer seguimiento al desempeño del plan de mantenimiento.
Entre las demandas ejecutadas por el software podemos destacar las siguientes:
- Producir y recopilar datos, en tiempo real, para tomar decisiones más acertadas;
- Optimización de la rutina de trabajo, gestionando los equipos;
- Hacer la gestión de activos, con base en una visión amplia;
- Emitir informes para controlar el desempeño financiero y crear estrategias para reducir los costos.
El sistema de gestión también contribuye a la creación de rutinas de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo. Por lo tanto, al elegir el mejor CMMS, considera algunos factores como:
- Tiempo dedicado a actividades que pueden ser reducidas;
- Gestión eficiente de la agenda de técnicos, piezas, suministros, herramientas y proveedores;
- Optimización de todas las acciones de mantenimiento.
Cuando se es responsable de la investigación de mercado y adquisición de sistemas que impactarán en la producción de la empresa, también existen algunas precauciones. Muchos creen que la adaptación de las personas puede ser difícil y otros no confían en la seguridad de los datos.
Sin embargo, hay muchas startups que ofrecen soluciones completas, que tienen interfaces limpias y son muy prácticas de gestionar. Como Squair, que utiliza IoT en sistemas de monitoreo y control de ambientes y activos.
¿Cuáles son las ventajas de digitalizar los procesos en la gestión de mantenimiento?
Una de las principales ventajas de digitalizar los procesos en la gestión de mantenimiento es no tener que analizar pilas de papel. Con todo centralizado en un único lugar, lo digital, los profesionales podrán aplicar más esfuerzos en otras actividades.
Antes de pasar a la presentación de las ventajas, es necesario dejar claro que existe una diferencia entre el documento digital y el digitalizado.
Digital: el archivo ya es creado en el medio electrónico y su veracidad es garantizada por el certificado digital;
Digitalizado: es la conversión de archivos en papel al medio digital, es decir, el documento original se imprime y luego se convierte en electrónico.
Pero, ¿cómo garantizar que estas versiones digitalizadas tengan la misma validez que el documento físico?
Para eso, en marzo de 2020 surgió el Decreto n.º 10.278, con el propósito de hacer válido el archivo digital. Este recurso legislativo determina una serie de directrices que deben ser seguidas para la transformación del documento.
Cuando hablamos de la automatización de procesos de mantenimiento, el tiempo invertido tiene un impacto en la productividad y eficiencia de las tareas. De esta forma, al digitalizar los procesos de mantenimiento, la empresa alcanzará beneficios como:
- Reducción de costos;
- Mejora de las métricas e indicadores;
- Pruebas de acciones estratégicas;
- Medición de resultados;
- Comunicación más ágil.
Reducir costos
Reducir costos es, sin duda, un gran beneficio proporcionado por la digitalización de procesos. Imagina la cantidad de papel que se necesita imprimir para hacer informes de rendimiento de las máquinas.
O siempre que haya algún pedido de mantenimiento se necesite rellenar formularios físicos para orden de servicio. Todo el tiempo gastado en cuestiones de formalización pueden perjudicar la línea de producción de una empresa o industria.
De este modo, los gastos financieros aumentan, al contrario de lo que ocurre cuando se usa un software de gestión de mantenimiento. Además, al digitalizar todos los procesos, sus gestores no necesitarán invertir en espacio físico para archivar y apilar papeles.
Mejores métricas e indicadores
Al contar con un software de gestión eficiente, todos tendrán una visión amplia de las métricas e indicadores. Por lo tanto, será posible identificar las inversiones más rentables para la empresa. Por ejemplo, al comprar un equipo de última generación se analizarán factores como:
- El aumento de la productividad con la implementación de un nuevo recurso;
- Cómo está el ROI (Retorno sobre la Inversión);
- Se está logrando la eficiencia energética o existe algún desperdicio.
Probar acciones estratégicas
Con tanta información siendo recopilada a través del sistema de gestión de mantenimiento, los gestores podrán tomar decisiones estratégicas. Además, los informes emitidos también permitirán trazar nuevos planes que pueden ser monitoreados en tiempo real.
Medir resultados
Cuando se utiliza un buen software de gestión, los gestores pueden seguir el desarrollo de los colaboradores y analizar el desempeño de los equipos y planes de mantenimiento.
Lo mismo vale para los técnicos que se encargan de las reparaciones y la inspección de la maquinaria, ellos tienen acceso en tiempo real a la información que necesitan. Así, al digitalizar los procesos relacionados con las actividades de mantenimiento, también será posible:
- Saber si los equipos están produciendo con eficiencia;
- Analizar las métricas e indicadores establecidos para mejorar el desempeño de los equipos;
- Saber si las órdenes de servicio están siendo resueltas con agilidad.
Agilidad en la comunicación
Una comunicación clara y ágil puede promover muchas mejoras en cualquier empresa o industria. Y cuando estamos hablando de mantenimiento de equipos, los impactos son aún mayores.
Esto se debe a que el técnico responsable del servicio puede ejecutarlo con más agilidad si tiene acceso a la información en tiempo real. Todo lo que necesita hacer es acceder al sistema de gestión y encontrar los datos relacionados con el equipo que necesita atención.
Por lo tanto, al analizar los mejores softwares de mantenimiento, considere cuestiones de comunicación eficiente para quienes lo utilizarán. Porque cuando el profesional obtiene información precisa y rápida, también puede planificar el mantenimiento preventivo.
¿Cómo elegir un software adecuado?
La elección del mejor software de mantenimiento no es una tarea fácil para el profesional designado para ejecutarla. Sin embargo, si se siguen algunos pasos, es posible encontrar aquel que más se adecue a las necesidades de la empresa o industria. Veamos algunas sugerencias:
- Realice un levantamiento de lo que se espera en relación con la gestión de mantenimiento;
- Considere sistemas que ofrezcan escalabilidad, integración con otras herramientas, actualización en tiempo real y disponibilidad en la nube;
- Tenga en cuenta la facilidad de usar el software para garantizar que todos los colaboradores con acceso no tendrán dificultades;
- Entienda cuáles cambios estructurales serán necesarios durante la implementación. Por ejemplo, los sistemas de monitoreo y control suelen utilizar sensores en los equipos. Algunas empresas solicitan modificaciones y otras han desarrollado tecnología suficiente para no necesitar hacer cambios en la estructura;
- Analice la relación costo-beneficio, ya que no siempre el más barato puede ser considerado una buena inversión a largo plazo.
Ante esta información, queremos reforzar la seriedad con la que Squair trabaja para ofrecer soluciones inteligentes. Con el enfoque en monitoreo y control del consumo de la empresa, los servicios atienden a todos los segmentos.
Los dispositivos de Squair tienen una instalación fácil y sin reformas o cambios estructurales. La plataforma ayuda a resolver un problema pertinente para los gestores, la descentralización de la información.
Con velocidad y precisión, Squair proporciona los siguientes servicios:
- Monitoreo del consumo de energía, confort térmico, salas técnicas y ambientes refrigerados;
- Control del aire acondicionado central HVAC
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